Audits Qualiopi à distance : Quels sont les prérequis techniques ?

Sommaire :

Quels sont les grands principes d’un audit à distance ?

Quels sont les ajustements pour l’audit à distance ?                                                                                                                                        Nos préconisations pour un meilleur audit Qualiopi à distance                                                                                                              Quelle est la durée d’un audit Qualiopi ?

Un organisme certificateur accrédité                                                                                                                                                                     Les valeurs ajoutées d’I.Cert

 

Pour un audit de certification Qualiopi à distance, de qualité, fluide et dans des bonnes conditions, des prérequis techniques sont nécessaires. Le prestataire d’action concourant au développement de compétences (PAC) doit disposer d’une connexion Internet de qualité suffisante au bon déroulement des échanges, d’une webcam et d’un microphone. Préalablement à l’audit Qualiopi à distance, l’organisme de formation professionnelle a la possibilité de déposer sur un cloud (stockage sur un serveur) tout document en lien avec les critères et indicateurs du référentiel qualité qui lui sont applicables ; ces documents ne seront consultés par l’auditeur que le jour de l’audit. Quoi qu’il en soit, le jour de l’audit, il est nécessaire que les documents du processus soient numérisés afin d’être partagés facilement avec l’auditeur. Pour rappel, les documents sont partagés via l’écran, mais pas envoyés à l’auditeur, qui ne conserve d’ailleurs aucun document. Une réunion de cadrage préalable à l’audit, réalisée à distance, permet de valider la qualité et les conditions d’échange et de préparer l’audit. L’audit initial Qualiopi à distance est exceptionnellement autorisé par un décret jusqu’au 1ᵉʳ janvier 2022. Les principes d’audit restent inchangés.

Quels sont les grands principes d’un audit Qualiopi à distance ?

La philosophie de l’audit que nous développons peut-être synthétisée en les termes suivants.
Un audit se doit être juste et de faciliter la valorisation de l’expertise. Les constats de l’auditeur font l’objet d’un échange et d’un accord avec l’organisme. Les écarts constatés sont une des finalités de l’audit afin que l’organisme puisse apporter des actions correctives et les levers dans un délai maximum qui peut aller de 3 à 6 mois. C’est une des valeurs ajoutées de l’audit qui permet à l’organisme de se mettre en conformité avec les exigences et d’obtenir la certification Qualiopi.
Notre appréciation des indicateurs et du niveau attendus doit être factuelle et juste. Les auditeurs sont le canal de passage entre l’organisme de formation certifié et l’organisme certificateur. Ils facilitent la collecte de preuves et rendent un rapport en vue de décision de la certification.
L’audit Qualiopi à distance permet l’échange entre un prestataire d’action concourant au développement de compétences (PAC) et un auditeur en visioconférence. Les interactions entre l’organisme et l’auditeur sont indispensables. Pour favoriser un meilleur échange et de qualité, les prérequis techniques cités ci-dessus sont nécessaires. En cas de panne informatique, le report de l’audit est possible.
Le partage de documents d’audit en temps réel se fait via un système de nuage (ou cloud). Les preuves d’audit sont détruites dès qu’elles ne sont plus nécessaires, sauf accord contraire exceptionnel formalisé de l’organisme.

Quels sont les ajustements pour l’audit à distance ?

Les étapes du cycle de la certification restent les mêmes que pour un audit sur site. C’est le même dispositif de certification qui s’applique [lien vers notre dispositif]. Toutefois, le choix d’un audit (initial ou de surveillance) Qualiopi à distance demande des ajustements :

  • L’organisme de formation indique sa préférence pour un audit à distance (l’audit initial à distance est autorisé par un décret jusqu’au 1ᵉʳ janvier 2022). ;
  • L’auditeur affecté à l’organisme le contact pour définir la date de cet audit et également la date de la réunion du cadrage, destinée à réaliser un test en conditions réelles de la solution d’échange retenue ;
  • Le prestataire d’action concourant au développement de compétences dépose sur un cloud ses documents internes lui permettant de justifier le respect du référentiel Qualiopi. Ces données sont supprimées à l’issue de l’audit. Il n’y a pas d’obligation d’exhaustivité. Le but est de préparer l’audit.
  • L’audit est réalisé dans le respect des durées prévues et du plan d’audit.
  • Les pièces, documents et données non indispensables sont supprimées, sauf accord exceptionnel formalisé de l’organisme audité.
  • Le processus de certification suit son cours avec l’émission du rapport d’audit, la prise de décision par l’organisme certificateur et l’émission d’un certificat, le cas échéant.

Nos préconisations pour un meilleur audit Qualiopi à distance

Avant l’audit

Les modalités et les principes d’audit à distance et sur site restent les mêmes.
Pour préparer l’audit de certification Qualiopi à distance, l’organisme doit disposer d’un outil de numérisation de documents. Nous invitons le référent de la certification à être dans les locaux de l’organisme. Nous recommandons d’éviter toutes perturbations visuelles, sonores… Le référent s’organise pour être à l’aise et ne pas être dérangé (avoir une boisson…)

  • Pour anticiper les aléas techniques, nous recommandons aux organismes de se connecter un peu en avance. Le référent de la certification doit respecter le plan d’audit et s’assurer des disponibilités des interlocuteurs prévus.
  • En réunion d’ouverture (En savoir plus sur les 4 parties d’un audit), l’auditeur s’attache à comprendre le contexte de l’organisme, ses pratiques et son histoire et s’assure de la bonne compréhension du plan d’audit.
  • La durée cumulée des pauses est la même que pour un audit sur site, mais celles-ci sont plus fréquentes, pour favoriser la concentration et s’aérer le plus possible.

À la fin de chaque demi-journée, l’auditeur présente un plan d’avancement d’audit.
L’obtention de la certification Qualiopi est précédée d’un audit initial. Cet audit n’est pas une évaluation des organismes de formation, ni une injonction. Le jour de l’audit, nos auditeurs restent professionnels et prennent le temps de comprendre le prestataire d’action concourant au développement de compétence (PAC). Qui il est ? Quelle est la spécificité de son fonctionnement ? Ce qui permet à nos auditeurs d’adapter l’audit à l’identité du prestataire.
Les éléments de preuves en lien avec les indicateurs du référentiel national qualité applicable à l’organisme de formation sont sélectionnés par l’auditeur avec une part de hasard, mais aussi au regard de leur pertinence ou de leur représentativité de l’activité. Ces éléments permettent de vérifier de la conformité des processus au référentiel. L’auditeur laisse la place aux échanges afin de comprendre le document. S’il manque un élément sur un dossier, il y a toujours ce travail de vérification sur d’autres éléments afin de déterminer si c’est un fonctionnement généralisé ou c’est une non-conformité à corriger.

Quelle est la durée d’un audit Qualiopi ?

La durée d’un audit varie selon la taille, le chiffre d’affaires (CA), le profil de l’organisme et les catégories d’action qu’il réalise. Pour un audit initial générique ou de renouvellement, la durée d’audit est entre 1 à 4 jours. Pour un audit de surveillance, elle est de 0,5 à 3 jours, toujours selon le profil de l’organisme. À l’issue de l’audit, l’auditeur établit 3 typologies de constats d’audit.

  • Point fort : la pratique du prestataire d’action concourant au développement de compétence va au-delà de l’exigence du référentiel national qualité.
  • Non-conformité mineure : c’est une prise en compte partielle de l’indicateur ne remettant pas en cause la qualité de la prestation délivrée par l’organisme

Non-conformité majeure : c’est une non-prise en compte de l’indicateur ou prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation délivrée
Ces constats d’audit est envoyé à l’organisme certificateur. Selon les non-conformités, un délai de 14 à 21 jours est laissé aux organismes pour émettre un avis sur le constat. Ensuite l’organisme certificateur notifie sa décision.
Les modalités de traitement de non-conformité sont définies dans le référentiel. L’organisme de formation se réfère à celui-ci pour préparer un plan d’action à soumettre à l’organisme certificateur.

Un organisme certificateur accrédité

Pour exercer des activités liées à la certification de produits, processus ou service, comme c’est le cas de Qualiopi, l’organisme certificateur préalablement avoir obtenu une accréditation auprès du Cofrac (Comité français d’accréditation). Cette dernière donne un cadre notamment en matière de gestion de l’impartialité, d’équité de traitement et de compétences mobilisées. Ainsi, la mise en place de l’audit à distance doit apporter des garanties qu’un audit sur site.

Les valeurs ajoutées d’I.Cert

 

I.Cert a élaboré un dispositif complémentaire au référentiel national qualité afin de permettre aux organismes de formation professionnelle de mieux comprendre, les modalités, les processus d’audit de certification Qualiopi à distance. Des outils d’autoévaluation en ligne qui permettent aux prestataires d’action concourant au développement de compétences (PAC) de connaître leurs degrés de maturité sur le référentiel national qualité.
Les démarches de la certification Qualiopi se font en ligne sur notre site. La planification d’audit initial se fait en concertation avec l’organisme audité. L’audit initial à distance est une option que les organismes se voient proposer lors de leur démarche.
Avec une équipe professionnelle, nous sommes reconnus pour notre culture de qualité et les valeurs que nous défendons.
Nous incluons dans notre démarche des services supplémentaires qui visent à fluidifier les dispositifs pour nos clients : outils de gestion spécifiques (e.Cert), une plateforme pour faciliter la démarche administrative. Grâce à cet outil, les prestataires d’action concourant au développement de compétence (PAC) peuvent suivre l’état d’avancement de leur certification. Nous incluons également un service client privilégié, forte réactivité dans le traitement des dossiers et écoute active.