Vous éclairer dans la mise en œuvre du processus de certification et l’optimiser
Comment s’approprier eu mieux le processus de certification afin de le fluidifier et d’en tirer le plus de valeur ajoutée pour son processus qualité ? Les extraits ci-après de notre dispositif et référentiel de certification Qualiopi doivent en quelques coups d’œil vous convaincre de notre capacité à la faciliter par notre approche et nos documents supports.
La loi « Avenir professionnel » redessine le paysage de la formation professionnelle et de l’apprentissage avec la volonté de capitaliser sur la qualité des actions. La publication des décrets et arrêtés du 6 juin 2019 officialise l’obligation de certification au 1er janvier 2022 pour tous les organismes qui souhaitent bénéficier de fonds publics ou paritaires.
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Le processus se déroule en 4 étapes détaillées dans notre dispositif de certification afin de vous transmettre en toute transparence la mise en œuvre entre votre organisme, l’auditeur et votre certificateur I.Cert.
Demande de certification Qualiopi émise par l’OPAC (Opérateurs Prestataires d’Actions concourant au développement des Compétences) – Étape 0 :
Le PAC (prestataire du développement des compétences) manifeste sa demande de certification Qualiopi à I.Cert, qu’il s’agisse d’une certification initiale, un signalement de déménagement, un renouvellement de certification, un transfert de certification ou une modification de la portée de certification.
Chaque demande de certification émise par un PAC est associée à un numéro unique d’enregistrement de déclaration d’activité (NDA), prévu à l’article L.6351 – 1 du Code du Travail.
Dossier de certification Qualiopi et décision – Étape 1 :
Lorsque I.Cert reçoit le dossier envoyé par le PAC, I.Cert s’assure que les renseignements complétés et que les pièces justificatives sont conformes aux exigences de la certification.
Après réception et étude du dossier, I.Cert procède à l’enregistrement de la recevabilité de celui-ci.
S’il est conforme et complet, I.Cert prononce sa recevabilité positive et la notifie AU PAC par écrit.
S’il est insuffisant ou incomplet, I.Cert se rapproche du PAC pour une demande d’informations complémentaires. Une nouvelle étude du dossier est alors faite par I.Cert.
Si le PAC ne transmet pas les éléments demandés dans un délai de 4 mois, la procédure est abandonnée. I.Cert informe donc le PAC de l’archivage du dossier.
Certification Qualiopi – Étape 2 :
Après confirmation de la recevabilité du dossier, I.Cert propose, en concertation avec le PAC, une date de réalisation d’audit dans un délai maximal de 30 jours.
I.Cert envoie alors au PAC une notification d’audit, avec les différents nécessaires à sa mise en place (date, lieu, horaires, portée de la certification, nom du/des auditeur(s) et leurs coordonnées, modalités de l’audit).
Les auditeurs reçoivent, eux, une commande de prestation reprenant les éléments concernant le PAC.
Au plus tard 5 jours avant l’audit, l’auditeur communique au PAC le plan d’audit.
Audit de surveillance – Étape 3 :
L’audit de surveillance, et la décision associée interviennent entre le 14ème et le 22ème mois suivant la date d’obtention de la certification (entre le 14ème et le 28ème mois si le PAC a obtenu la certification avant le 1er janvier 2021).
Il permet de vérifier que le référentiel en vigueur est toujours respecté. Le cas échéant, l’audit de surveillance peut donner lieu au constat d’une ou des non-conformité(s) au référentiel.
Comme pour un audit sur site, la majorité de l’audit à distance implique une interaction entre le PAC et l’auditeur.
Renouvellement de certification Qualiopi– Étape 4 :
I.Cert envoie un dossier de demande de renouvellement au PAC au moins 9 mois avant la fin du cycle de certification. Le dossier doit être actualisé et transmis à I.Cert : l’audit de renouvellement est réalisé selon les mêmes dispositions de fonctionnement de l’audit initial, et la décision doit intervenir avant l’expiration de la certification.
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Le déroulement de l’audit matérialise la prestation de votre certificateur et constitue un moment important, ci-après, vous pouvez visualiser les trois étapes qui le caractérisent et nous vous décrivons aussi par le témoignage de notre directeur la posture et rôle de nos auditeurs durant cet audit :
Comment se déroule un audit avec I.Cert ?
« Un audit se doit d’être juste et de faciliter la valorisation de l’expertise de votre organisme, nous nous devons d’être factuels et justes dans la façon d’apprécier votre respect des indicateurs et des niveaux attendus, ni plus ni moins. Nos auditeurs sont là pour faciliter la collecte des preuves par différents moyens selon les indicateurs. Cette collecte se réalise, soit par un échange oral avec les personnes sur les pratiques par exemple, soit par des consultations de documents ou observation d’action de formation dans certains cas. Les constats par l’auditeur font l’objet d’un échange et d’un accord avec l’organisme. Les écarts constatés sont une des finalités de l’audit afin que l’organisme puisse apporter des actions correctives et les lever dans un délai qui peut aller de 3 à 6 mois. C’est une des valeurs ajoutées de l’audit qui permet à l’organisme de se mettre en conformité avec les exigences et d’obtenir la certification Qualiopi »
Juliette JANNOT
Directrice générale d’I.Cert.
Déroulement de l’audit en trois temps :
Avant l’audit :
I.Cert communique à l’organisme un plan d’audit, en précisant différents éléments essentiels à sa mise en place : date, lieu, horaires, portée de la certification, nom du/des auditeur(s) et leurs coordonnées, modalités de l’audit.
Pendant l’audit :
Que ce soit pour un audit initial ou un renouvellement, I.Cert réalise l’audit dans les locaux de l’organisme de formation candidat, ou tout autre lieu convenu entre les parties, à défaut.
Il comporte, au minimum, les éléments suivants :
- Examen des dispositions prises par l’organisme pour répondre aux indicateurs ;
- Vérification documentaires par échantillonnage de la mise en œuvre de ces dispositions, à travers des actions conduites pour identifier des éléments de preuves ;
- Entretiens avec les personnes impliquées dans le processus de délivrance des prestations ;
- Observation d’un acte de prestation de formation, réelle ou reconstituée, sur site ou à distance (uniquement pour la formation professionnelle et l’apprentissage).
L’audit de surveillance est souvent réalisé à distance. L’auditeur conduit l’analyse :
- Des éléments administratifs relatifs à l’activité de l’organisme ;
- De la conformité au référentiel par l’analyse des nouvelles dispositions et d’actions conduites depuis le précédent audit ;
- Des actions conduites dans le cadre de la démarche d’amélioration de l’organisme ;
- Relecture des conclusions de l’audit précédent.
Des éléments de preuves de la conformité au référentiel sont donc recherchés par l’auditeur.
Après l’audit :
L’auditeur réalise un rapport d’audit dans lequel il désigne, pour chaque indicateur, les niveaux de conformité, les références documentaires examinées ainsi que des commentaires précis relatant les situations auditées.
L’auditeur transmet alors ce rapport à I.Cert, qui prend ensuite la décision finale de certification, à savoir : l’émission, le maintien, la suspension ou le retrait du certificat.
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