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FAQ : tout savoir sur les certifications et qualifications I.Cert

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Vous avez une interrogation sur la certification, la qualification? Cliquez sur la question qui correspond à votre besoin

Nos réponses à vos questions

  • Un nouvel entrant est un organisme qui n’a pas encore délivré de prestations.

    Dans ce cas, l’auditeur s’assure que les dispositions mise en place par l’organisme permettront de garantir le respect du référentiel national qualité.

    Quant à lui, l’audit de surveillance aura pour fonction de s’assurer que le système construit est convenablement mis en application par le prestataire.

  • C’est possible, mais délicat. Les deux audits doivent être nettement séparés et ne pas influer l’un sur l’autre. Il faut donc travailler avec deux contrats commerciaux séparés, deux plans d’audit distincts, recevoir deux rapports d’audits différents et sans lien l’un avec l’autre.

    Les journées d’audit doivent être nettement séparées : il ne peut être question de conduire les deux audits en simultané, afin de couvrir l’ensemble chacune des exigences fixées séparément par le référentiel national qualité du décret n°2019-565 du 6 juin 2019 et par le référentiel ISO 9001.

  • Le métier d’I.Cert est la certification, c’est-à-dire la réalisation d’audits sur la base d’un référentiel d’exigences, permettant de délivrer un certificat de conformité.

    Le métier de conseil et d’accompagnement est un autre métier, bien distinct, que les différentes règles qui s’imposent à nous (norme ISO 17065 en particulier) nous interdisent d’exercer. En effet, le certificateur ne saurait être juge et partie.

    En revanche, nous mettons à votre disposition une liste de cabinets de consultants partenaires, pour vos besoins de conseil, d’accompagnement et de montée en compétence dans le cadre de votre démarche.

    Bien entendu, vous avez également la possibilité de vous faire accompagner ou conseiller par un autre consultant de votre choix.

  • La notion de pré-audit peut se retrouver sous différentes dénominations : audit blanc, visite d’évaluation, pré-audit, audit-diagnostic ou encore audit d’évaluation.

    Dans tous les cas, il s’agit d’un audit qui peut être réalisé par un organisme certificateur qui porte sur une partie du référentiel d’exigences. Il permet à un organisme non encore certifié de faire le point quant à sa conformité avec le référentiel et de pouvoir ainsi mesurer l’effort qui lui reste potentiellement à fournir.

    Sa durée et son contenu peuvent être ajustés en concertation entre l’organisme et I.Cert.

    Le cadre du pré-audit est bien défini par le Cofrac, en particulier :

    • son périmètre ne doit pas couvrir la totalité du référentiel de certification ;
    • il ne peut intervenir que pour un organisme non encore certifié ;
    • sa durée doit être significativement inférieure à celle d’un audit initial de certification ;

    l’auditeur en charge du pré-audit ne peut pas être affecté à un audit de certification pour un même organisme.

  • Un audit est une démarche qui consiste à s’assurer de la mise en œuvre effective de dispositions conformément aux exigences du Référentiel national (32 indicateurs) par un prestataire d’action concourant au développement des compétences (formation, apprentissage, accompagnement VAE ou bilan de compétences).

    L’audit ne saurait être considéré comme une inspection ou un contrôle réglementaire.

    À l’issue de l’audit, l’auditeur émet un rapport d’audit décrivant ses constats et permettant ensuite à l’organisme certification de prendre une décision de certification.

  • Non. Relever des non-conformités lors d’un audit fait partie du déroulement habituel d’une démarche de certification. Les non-conformités ne sont pas rédhibitoires pour l’obtention de la certification, pourvu qu’elles soient levées par l’organisme, c’est-à-dire que ce dernier ait mis en place des actions correctives appropriées. La correction des non-conformités permet à l’organisme de faire progresser sa démarche qualité.

  • Les auditeurs avec lesquels nous travaillons ont une parfaite connaissance de l’environnement du métier que vous exercez, et connaissent parfaitement le Référentiel National Qualité (RNQ). Nous travaillons avec des auditeurs réguliers, qui partagent les mêmes valeurs qu’I.Cert.

    Nos auditeurs font l’objet d’un parcours de qualification sérieux et d’un suivi régulier, ceci afin de garantir la qualité de leurs interventions, que ce soit dans la pertinence des constats d’audit, la maîtrise du Référentiel national et de ses subtilités, nourries au fil de l’expérience, la rédaction de qualité des rapports, etc.

    Les auditeurs sont, pour la grande majorité, des personnes extérieures à I.Cert, mais qui font partie d’un réseau que nous voulons fidèle.

    Leur parcours de qualification comprend notamment : des entretiens individuels, une analyse des prérequis d’expérience dans la formation professionnelle et de compétences en pratique d’audit, des séminaires de formation, des évaluations, observation d’audit, compagnonnage, etc.

    Pour chaque mission d’audit, un auditeur est affecté en fonction de sa disponibilité et de sa proximité géographique.

  • Non. Qualiopi est une certification du processus de développement des compétences, qui garantit que l’organisme met en œuvre les moyens lui permettant d’aboutir à des prestations de qualité. La qualité de la formation est une conséquence mais n’est pas auditée en tant que telle.

  • Il n’y a pas de règle indiquant que l’audit complémentaire est prioritaire, mais les organismes certificateurs feront leur possible pour traiter les demandes, et ce en tenant notamment compte du délai de levée (éventuelle) des non-conformités majeures sous trois mois. L’audit complémentaire n’est généralement pas réalisé en face-à-face, sauf non-conformité Majeure nécessitant une telle vérification chez le prestataire. D’éventuels frais de déplacement peuvent alors être à prévoir.

  • I.Cert est un certificateur pionnier, sous accréditation par le Cofrac depuis 2012, pionnier et reconnu dans le domaine de la formation professionnelle, notamment grâce à la certification FAC. Cette dernière fait partie des 8 certifications sous accréditation, parmi les 53 signes de qualité du CNEFOP.

    De plus, le groupe ITGA abrite la filiale Up n’PRO, organisme de formation. Le domaine de la formation professionnelle fait donc partie de l’identité du groupe auquel I.Cert appartient.

    Par le passé, Philippe Troyaux, directeur général d’I.Cert, a lui-même fondé un organisme de formation avant d’en être à la tête pendant plusieurs années.

    Plusieurs salariés d’I.Cert ont évolué au contact ou au sein d’organismes de formation.

    Les auditeurs sur lesquels nous nous appuyons ont tous une expérience de la formation professionnelle et une maîtrise de l’audit. Ils suivent un parcours de qualification large et sur-mesure.

    Notre connexion au secteur de la formation professionnelle tient également dans notre implication dans la commission de normalisation AFNOR « enseignement, formation et compétences ».

    Par ailleurs, nous nous entourons d’experts externes, entrant dans la composition de notre comité de certification Qualiopi qui valide notre dispositif et a un droit de regard sur toutes ses évolutions. Parmi ces experts, il y a notamment l’association ADevComp.

    Nous participons également à divers événements du secteur de la formation professionnelle, et entretenons également notre veille sur le secteur de la formation professionnelle grâce à une lecture attentive quotidienne du journal officiel, de lettres d’information (par exemple celle de Centre Inffo), et par l’intermédiaire d’organismes partenaires qui nous relaient toute information utile.

  • Oui. L’audit est une phase d’échange avec un auditeur qui démarre en amont et se poursuit en aval.

    Une fois le contrat signé, l’organisme certificateur transmet le nom et les coordonnées de l’auditeur pressenti. Celui-ci peut être récusé si son profil ne convient pas.

    Avant l’audit, l’organisme et l’auditeur s’accordent sur une date d’audit, un plan d’audit, une liste de personnes à mobiliser. Après l’audit les échanges se poursuivent en vue de valider les propositions de plans d’action en réponse aux non-conformités éventuelles, et également pour la transmission du rapport d’audit complet.

  • Oui. L’arrêté du 6 juin 2019 impose que les auditeurs aient une expérience de la formation professionnelle et une connaissance de l’audit. Les organismes certificateurs sont libres d’imposer des prérequis plus exigeants.

    Pour ses auditeurs, I.Cert impose une expérience en formation professionnelle d’au moins un an et une maîtrise des pratiques d’audit, sanctionnée par une formation ou une expérience significative en ce sens.

    En complément, I.Cert prévoit un parcours de qualification sérieux garantissant la pertinence de ses auditeurs : entretien préalable, analyse du CV, formation d’un ou deux jours, évaluations, compagnonnage, etc.

  • La direction de l’organisme prestataire doit être représentée. L’auditeur doit par ailleurs être accompagné par un membre de l’organisme tout au long de l’audit. Ce représentant de l’organisme aura plusieurs missions : aider l’auditeur à se repérer dans les lieux, veiller à ce que le plan d’audit se déroule comme prévu, expliciter les termes techniques pouvant être employés lors des entretiens. Tous les niveaux hiérarchiques de l’organisme sont concernés par l’audit.

    L’auditeur doit en effet s’assurer que les processus sont définis et pilotés (rôle de la direction) mais aussi et surtout connus et appliqués (rôle des salariés de l’organisme, quelle que soit sa taille).

    De la même manière, toutes les fonctions exercées au sein de l’organisme sont mobilisées lors de l’audit, car les processus de l’organisme s’adressent à tous les métiers qui y sont représentés (fonction commerciale, administrative, logistique, etc.).

    Il n’est pas nécessaire de mobiliser l’intégralité du personnel le jour J lorsque l’organisme dispose d’effectifs conséquents. En revanche, tout le personnel doit être en mesure de répondre aux questions de l’auditeur, qui visite les locaux et peut s’adresser à toute personne qu’il rencontre, même si cette dernière n’est pas indiquée sur le plan d’audit initial.

  • La mission de l’auditeur est de s’assurer que les pratiques de travail et la structuration de l’organisme sont conformes aux indicateurs du référentiel Qualiopi. Ses questions s’appuient donc sur les 32 indicateurs du référentiel.

    Le jour de l’audit, l’auditeur peut demander un échantillonnage de vos prestations sur les 12 derniers mois.

    L’auditeur recoupera différentes sources pour déterminer la conformité ou la non-conformité d’un organisme candidat à un indicateur donné, comme par exemple les pièces suivantes :

    • observations enregistrées (lors de la visite des locaux, s’il assiste au démarrage d’une formation…) ;
    • verbatims des entretiens, et ce plus particulièrement dans les organismes de grande taille employant plusieurs personnes ayant la même fonction (exemple : plusieurs responsables pédagogiques, plusieurs conseillers formation) : il s’assure ainsi que les pratiques et règles de fonctionnement qui lui sont décrites sont les mêmes quelle que soit la personne qu’il rencontre ;
    • directives, procédures, normes, instructions définies par l’organisme ;
    • enregistrements (enquêtes de satisfaction renseignées par des stagiaires, comptes-rendus de réunion, feuilles d’émargement, CV des formateurs, etc.) ;
    • Indicateurs de résultats (exemples : taux de satisfaction des stagiaires, taux de réussite aux examens) ou autres données ;
    • rapports (audits antérieurs, analyse statistique des enquêtes de satisfaction…)
    • supports de communication et de contractualisation de l’organisme : site Internet, brochure, catalogue, etc. ;
    • supports d’études préalables pour l’analyse des besoins, supports d’ingénierie pédagogique ;
    • supports de contractualisation : devis, contrats, conventions, règlement intérieur, etc. ;
    • supports de suivi pédagogique avant, pendant et après l’action de formation ;
    • supports de suivi des bénéficiaires après la délivrance de l’action, obligatoire dans le cas de formations certifiantes, notamment ;
    • supports d’amélioration continue.

     

    Les preuves doivent pouvoir être montrées pour toutes les formations, même si le formateur est absent.

  • Vous êtes libre de présenter vos éléments de preuve comme vous le souhaitez. Exemple : tenir à jour un classeur de vos procédures et de vos documents de référence.

    L’essentiel sera de pouvoir accéder facilement et rapidement à la bonne version de vos éléments de preuve le jour J !

  • C’est effectivement le cas si l’audit initial fait état d’une ou de plusieurs non-conformités majeures et que l’organisme n’a pas démontré dans les délais impartis pour les non-conformités, le traitement pérenne de celles-ci.

    C’est également le cas lorsque la vérification de la mise en œuvre des plans d’action corrective des non-conformités majeures nécessite d’être faite sur site. Cela s’applique à une faible minorité des cas de non-conformités.

  • Oui. Si votre organisme dispose déjà d’un signe de reconnaissance reconnu par le CNEFOP, une présomption de conformité est accordée à votre organisme. On suppose, par ce fait, que l’organisation en place permet d’assurer la conformité à Qualiopi, pour une partie des indicateurs. En audit initial aménagé, l’audit initial ne porte que sur une sélection de 9 indicateurs (détaillés dans le dispositif d’I.Cert) et sur les indicateurs spécifiques applicables.

  • L’organisme a le devoir d’avertir dès que possible l’organisme certificateur de tout changement qui puisse avoir un impact sur la certification délivrée. S’il s’agit de l’ajout d’une catégorie d’action de développement des compétences, cela donne lieu à une extension, qui peut être réalisée sous forme d’un audit isolé ou conjoint à l’audit de surveillance. S’il s’agit d’une autre modification (délivrance de prestations conduisant à une certification professionnelle, accueil de public en situation de handicap, mise en œuvre d’AFEST –, action de formation en situation de travail – sous-traitance, alternance) une simple information de l’organisme de certification et de l’auditeur en amont de l’audit suffit, puisque cela a un impact sur le nombre d’indicateurs applicables et donc sur le plan d’audit.

  • Pour se faire certifier Qualiopi, les PAC doivent se rapprocher d’un organisme de certification accrédité par le Cofrac (Comité français d’accréditation) ou d’une instance de labellisation.

    La liste des certificateurs autorisés à délivrer Qualiopi est disponible sur le site du Ministère du travail et celle des instances de labellisation sur le site de France compétences.

    I.Cert a été le premier organisme de certification accrédité pour délivrer la certification Qualiopi, et ce depuis le 26 décembre 2019.

  • La certification BAC « Bâtiment Accessible Certifié » permet de valoriser la démarche de mise en accessibilité de votre ERP (suite Ad’Ap / travaux).

    Le référencement de votre bâtiment sur le site de notre partenaire Picto TravelPicto acces permettra à vos clients d’identifier l’accessibilité de votre bâtiment.

    Vous pourrez également afficher le logo BAC sur votre vitrine

    En savoir plus sur la certification des bâtiments accessibles

  • Pour tous les organismes de formation, être certifiés facilite votre référencement par les financeurs

    La certification n’est aujourd’hui pas rendue obligatoire (sauf exigence particulière d’un financeur)

    Le Cnefop a élaboré une liste de labels et certifications répondant aux critères du décret qualité de juin 2015.

    La détention par un organisme de formation, d’une certification Qualité​ inscrite sur la liste du Cnefop donne une présomption de qualité et facilite également votre démarche au Data-doc

    En savoir plus sur la certification des organismes de formation

  • Oui, cependant être certifier simplifie considérablement les démarches à réaliser au data-dock

    Explication :

    Les organismes de formation certifiés FAC ont simplement à justifier de leur certification dans data-dock sans avoir à fournir les descriptions ni les les éléments de preuves liés au 21 indicateurs

    En savoir plus sur la certification des organismes de formation

  • Tout changement impactant votre certification doit-être notifié à I.Cert.

    Dans le cas d’un changement d’employeur, un nouveau contrat devra être signé entre I.Cert et vous, et votre nouvel employeur le cas échéant.

    En savoir plus sur la certification des diagnostiqueurs immobiliers

  • L’anticipation de vos examens de recertification va vous permettre d’aborder cette étape avec sérénité.

    I.Cert vous propose d’entamer vos démarches dans les 6 mois précédents votre échéance de certificat.

    Au préalable, il faudra penser aux formations répondant aux prérequis.

    En savoir plus sur la certification des diagnostiqueurs immobiliers

  • Pour accéder à la qualification sur une prestation donnée, l’entreprise doit fournir les preuves documentées répondant aux critères suivants :

    • Administratifs, juridiques et financiers
    • moyens humains
    • moyens matériels
    • moyens méthodologiques
    • Références (preuves de la réalisation de la prestation)

    Ces critères sont analysés par I.Cert pour permettre la délivrance d’une qualification valable 4 ans

    Découvrez notre domaine de qualification :

  • La qualification vise la reconnaissance et le professionnalisme d’une Entreprise en sa capacité à réaliser une prestation dans une activité donnée. Elle permet de répondre de manière transparente aux appels d’offres et vous rend visible des donneurs d’ordres.

    La qualification oriente et facilite le choix du maitre d’ouvrage en phase de consultation.

    La qualification est reconnue par le Code des Marchés Publics

  • L’opération de  recertification pour le diagnostic immobilier est possible à partir de 6 mois avant l’échéance du certificat initial.

    En cas de recertification, la validité des nouveaux certificats débutera à partir de l’échéance des anciens certificats.

    Ce dispositif permet de ne pas pénaliser les diagnostiqueurs qui anticipent leur recertification.

  • Chaque certifié peut accéder à son ESPACE CLIENT

    Cet espace dédié permet à chacun de visualiser ses échéances de certificat et de surveillances