La certification Qualiopi est un dispositif national mis en place pour garantir une qualité dans les processus de réalisation des prestataires concourant au développement de compétences (PAC). Un référentiel national qualité liste les exigences. L’audit de certification est l’ultime étape pour obtenir Qualiopi. Chaque organisme est examiné au regard des 7 critères et des indicateurs qui lui sont applicables.
Deux audits sont nécessaires dans un cycle de certification Qualiopi. Un premier « audit initial » qui détermine l’obtention ou pas de la certification et un deuxième « audit de surveillance » qui vient vérifier la continuité du travail accompli lors de l’audit initial. Depuis juillet 2020, un arrêté permet au PAC de choisir de passer l’audit initial Qualiopi à distance. Cette mesure est en vigueur jusqu’au 1ᵉʳ janvier 2022.
Qu’est-ce qu’un audit Qualiopi ?
Un audit Qualiopi est une analyse objective par un auditeur des éléments, des faits, des preuves établies. Celui-ci se base uniquement sur les documents présentés, les entretiens et les observations le jour de l’audit. L’auditeur procède à un échantillonnage de ces éléments qui est suffisamment représentatif pour établir un rapport et transmettre à l’organisme certificateur. Ensuite, un comité de décision statuera sur l’obtention de la certification Qualiopi.
Notre expérience d’organisme certificateur nous permet de souligner que pour la plupart des PAC, l’audit Qualiopi est leur première expérience d’audit. Ce qui génère beaucoup de stress, de questionnement sur comment se déroule un audit Qualiopi ?
Comment se déroule l’audit Qualiopi ?
L’audit Qualiopi consiste à vérifier la conformité des dispositions mises en place par un prestataire d’action concourant au développement de compétences (PAC) pour répondre aux exigences du référentiel national qualité qui lui sont applicables parmi les 7 critères et 32 indicateurs.
L’audit Qualiopi n’est pas un audit réglementaire, et comme souligné ci-dessus un audit de conformité. Il ne peut en aucun cas être une prestation de conseil pour les PAC. Nos auditeurs sont bienveillants et gardent leur posture d’impartialité, d’objectivité… Ils ont l’expérience pour instaurer un climat d’échange professionnel et de confiance. Ils soulèveront toutes les zones d’ombres avant d’établir un constat d’audit. L’auditeur établit 4 typologies de constats dans son rapport : conforme, point fort, point conforme à surveiller ou non-conformité (mineure ou majeure).
Un rapport d’audit en 4 parties
- La réunion d’ouverture : cette première phase d’audit Qualiopi consiste à débuter l’audit par une réunion de présentation de l’auditeur et de l’équipe auditée. Le PAC a préalablement validé le choix de son auditeur. Après avoir confirmé les premières étapes de la certification et le choix de la date d’audit avec notre équipe, chaque organisme de formation reçoit le CV de l’auditeur. Il est libre de valider ou pas le profil de l’auditeur. De même que nos auditeurs ont la possibilité de refuser d’auditer un organisme de formation pour éviter tout conflit d’intérêt.
- Analyse des activités : Cette phase avec le responsable des activités concernées, permet à l’auditeur d’analyse les activités du prestataire d’action concourant au développement de compétence (PAC) selon les critères du référentiel Qualiopi qui lui sont applicables. Chaque organisme de formation à sa spécificité. Nos auditeurs sont conscients de cela et prennent en compte dans leurs analyses. Lire les témoignages de nos clients à ce propos.
- Vérification par échantillonnage : L’auditeur prélève des éléments de façon aléatoire ou choisir pour vérifier de la conformité de l’activité de l’organisme de formation vis-à-vis des critères du référentiel Qualiopi qui lui sont applicables.
- Réunion de clôture : cette dernière phase permet de clôturer l’audit avec l’ensemble de l’équipe auditée. C’est à l’issue de cette phase que l’auditeur établit son rapport d’audit et transmet à l’organisme certificateur.
L’organisme de formation reçoit le rapport d’audit et a la possibilité d’émettre un commentaire sur le rapport en cas de non-conformité.
Traitement des non-conformités ?
Un délai réglementaire est prévu pour traiter une non-conformité. 3 ou 6 mois selon le type de non-conformité constaté lors de l’audit. Le PAC propose dans ce délai à l’auditeur des actions correctrices (plan d’action pour les non-conformités mineures / action mise en œuvre et prouvée pour les non-conformités majeures).
L’auditeur ne peut en aucun cas délivrer des conseils au prestataire d’action concourant au développement de compétences (PAC) audité. L’organisme se réfère au référentiel national qualité pour mettre ses constats.
Le retour d’expérience de nos auditeurs
Nos auditeurs soulignent pour la plupart que les organismes de formation ayant lu les exigences du référentiel Qualiopi sont bien préparés. Les critères du référentiel qualité sont interconnectés.
Ils répondent dans une logique de processus. De ce fait, la certification Qualiopi vient irriguer d’une manière permanente le processus des organismes de formation.
Les audits Qualiopi en bref
- 7 critères et 32 indicateurs dans un référentiel national Qualité et qui sont applicables selon la spécificité de l’organisme de formation.
- Un audit initial qui statuera l’obtention de la certification.
- Un audit de surveillance entre le 14ᵉ et 22ᵉ mois suivant l’obtention de la certification.
- Possibilité de passer l’audit initial à distance, l’audit de surveillance se réalisera obligatoirement sur le site.
- Un déroulement d’audit Qualiopi en 4 parties et un rapport d’audit émis sur 4 typologies de constats.
Nous mettons à disposition des organismes de formation des outils d’autoévaluation préalable à la certification qui permettent de connaître son degré de maturité dans la réponse aux exigences du référentiel qualité.
Nous sommes reconnus pour nos valeurs d’écoute et nous dédions un interlocuteur pour chaque prestataire d’action concourant au développement de compétences (PAC). Un devis personnalisé et automatisé.
